Dit is het Privacybeleid van Obolos BV (hierna “Obolos”). Obolos verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen. Dit Privacybeleid is bedoeld om u te informeren over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van Obolos, inclusief de verwerking die plaatsvindt via de website van Obolos en/of online. Dit Privacybeleid moet worden gelezen in samenhang met ons Cookiebeleid, dat u hier terugvindt.

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld in verband met nieuwe functies op de website of om te voldoen aan nieuwe wettelijke, contractuele of administratieve verplichtingen. Wij raden u daarom aan dit Privacybeleid regelmatig te raadplegen. Belangrijke wijzigingen zullen worden aangekondigd op onze website. Dit Privacybeleid is voor het laatst gewijzigd op 22 december 2023.

1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Obolos is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Obolos is een besloten vennootschap naar Belgisch recht, met zetel te 9000 Gent, Vrijheidslaan 27 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1002.402.156.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ OVER U?

Welke gegevens wij over u verwerken, hangt af van de relatie die wij met u hebben. In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks van u. Soms ontvangen wij uw gegevens indirect, van derden of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken (bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen), van kredietinformatiebureaus of uit sociale media.

2.1 KANTOORBEZOEKERS

Wanneer u onze kantoren bezoekt of als opdrachtnemer bij ons werkt, verwerken wij gegevens, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer, tijdstip van aankomst, kenteken van uw wagen, camerabeelden die door bewakingscamera’s worden verwerkt en gegevens die wij kunnen ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zoals uw werkgever of de rechtspersoon die u vertegenwoordigt.

2.2 CLIËNTEN

Wanneer u een cliënt bent van Obolos, een contactpersoon of een uiteindelijke begunstigde (UBO) van onze cliënt, verwerken wij gegevens zoals:

• uw identificatiegegevens (zoals naam, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, adres, kopieën van identificatiedocumenten, telefoonnummer, woonplaats, handtekening, fiscaal identificatienummer);
• uw beroepsgegevens (bijvoorbeeld bedrijfsnaam, functie, uw mandaat als bestuurder of manager);
• uw kwalificatie en/of deze van verwante familieleden, en uw risicobeoordelingsprofiel als cliënt.
• Wij verwerken ook informatie over de inhoud van dossiers, waaronder, afhankelijk van het individuele geval, gevoelige gegevens zoals gezondheidsgegevens, gegevens over het lidmaatschap van een vakbond, gerechtelijke gegevens en dergelijke. Het is mogelijk dat wij bovengenoemde gegevens verkrijgen van uw werkgever, de rechtspersoon die u vertegenwoordigt of uit openbare bronnen zoals overheidsdatabanken.

Obolos verwerkt uw persoonsgegevens ook in naam en voor rekening van haar individuele advocaten, wegens hun wettelijk bepaalde bevoegdheden en verplichtingen, omdat u gebruik maakt van onze diensten en die van onze individuele advocaten, en/of omdat u ze zelf aan ons en/of aan onze individuele advocaten hebt verstrekt. Een volledige lijst van onze individuele advocaten met hun contactgegevens vindt u op onze website.

2.3 TUSSENKOMENDE PARTIJEN (MET INBEGRIP VAN TEGENPARTIJEN)

Wanneer u een tussenkomende partij bent in de loop van onze juridische diensten (bijvoorbeeld buitenlandse raadslieden, deurwaarders, rechtbanken, deskundigen, …), verwerken wij gegevens die wij direct of indirect over u ontvangen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, contactgegevens en informatie over de inhoud van een zaak.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook ontvangen wanneer u een tegenpartij bent van een van onze cliënten. In dat geval kunnen wij de gegevens over u verwerken die wij ontvangen van onze cliënten of die wij verkrijgen uit specifieke overheidsdatabanken of andere openbare bronnen, zoals uw naam, bedrijfsnaam, bedrijfsnummer, functie, contactgegevens, (elektronische) handtekening (inclusief tijdstempel) en informatie over de inhoud van een zaak.

2.4 SOLLICITANTEN

Wanneer u voor een functie bij ons solliciteert (zowel online als offline), verwerken wij gegevens zoals uw naam, contactgegevens, cv, tijdens uw opleiding behaalde cijfers, uw correspondentie met Obolos, andere documenten die u ons verstrekt en gegevens die wij over u kunnen verkrijgen van headhunters, uitzendkantoren, selectiebureaus, studentenverenigingen en/of universiteiten, en uit sociale media of andere openbare bronnen. 

​​​2.5 ANDERE CONTACTEN

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van uw correspondentie met Obolos en andere door u verstrekte persoonsgegevens die van belang kunnen zijn om uw vraag te beantwoorden.

Als u ons uw visitekaartje geeft of als wij op een andere manier uw contactgegevens ontvangen, verwerken wij gegevens zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.

Wanneer u op onze website surft of onze socialemediakanalen bezoekt, verwerken wij gegevens die wij ontvangen van cookieproviders en socialemedianetwerken over uw activiteit op onze website of op onze pagina’s, zoals de profielgegevens van de online socialemedia-account waarmee u contact met ons opneemt, uw IP-adres, de pagina’s die u bezoekt, de browser die u gebruikt, de sites die u eerder heeft bezocht, uw taalvoorkeur en het tijdstip en de duur van uw bezoek. Meer informatie over het gebruik van cookies door Obolos vindt u in ons Cookiebeleid.

3. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP BASIS VAN WELKE RECHTSGROND VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? 

3.1 KANTOORBEZOEKERS

Om onze contractuele relatie met u voort te zetten

Wanneer u als (medewerker van een) aannemer diensten verricht in onze kantoren, verwerken wij uw persoonsgegevens ook voor leveranciersbeheer en (eventueel) geschillenbeheer.

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst met u of op ons legitiem belang om onze kantoren te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.

3.2 CLIËNTEN

Om onze contractuele relatie met u te onderhouden, onze wettelijke verplichtingen na te komen en u op de hoogte te houden van onze activiteiten

Wij verwerken uw persoonsgegevens om juridische diensten aan u te verlenen, voor relatiebeheer, om onze overeenkomsten te sluiten of andere documenten te ondertekenen via elektronische handtekening, om onze dienstverlening te verbeteren, voor fraudepreventie en beheer van eventuele geschillen en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (zoals KYC-vereisten volgens de antiwitwaswetgeving, identificatie van UBO’s, belangenconflicten, …).

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst met u, de wettelijke verplichtingen waaraan Obolos is onderworpen of ons gerechtvaardigd belang om u de beste klantenservice te bieden.

Wij gebruiken tools zoals DocuSign om informatie met u te delen. Op uw verzoek verstrekken wij u hierover graag meer gedetailleerde informatie.

3.3 TUSSENKOMENDE PARTIJEN (MET INBEGRIP VAN TEGENPARTIJEN)

Om onze juridische diensten te verlenen

Wanneer u een tussenkomende partij bent (bijvoorbeeld  buitenlandse raadsman, deurwaarder, rechtbank, deskundige, …) of een wederpartij (tegenpartij, cliënt van de wederpartij, …), verwerken wij uw persoonsgegevens om onze cliënten juridische diensten te verlenen, om overeenkomsten te sluiten of andere documenten via elektronische handtekening te ondertekenen, om met u te communiceren en uw vragen en verzoeken te behandelen, om mogelijke geschillen te beheren, om belangenconflicten te detecteren en om bijstand te verlenen aan onze cliënten (bijvoorbeeld naar aanleiding van een onderzoek).

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op onze legitieme belangen bij het verlenen van onze juridische diensten aan onze cliënten en in die hoedanigheid zijn wij verplicht persoonsgegevens te verwerken van tussenkomende partijen en van tegenpartijen.

Wij gebruiken tools zoals DocuSign om informatie te delen met tussenkomende partijen. Op uw verzoek verstrekken wij u hierover graag meer gedetailleerde informatie.

3.4 SOLLICITANTEN

Om contact met u op te nemen in het kader van een selectie- of aanwervingsprocedure (zowel online als offline)

Wanneer u solliciteert voor een functie bij Obolos, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen, om uw sollicitatie als werknemer, stagiair of advocaat op te volgen, om uw sollicitatie te evalueren, om te beoordelen of uw kandidatuur voldoet aan de gestelde criteria en geschikt is, om onze wervingsreserve te organiseren en om u uit te nodigen voor gesprekken, evenementen, enz. Indien u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij contact opnemen met uw vorige werkgever.

De verwerking van uw persoonsgegevens voor deze doeleinden is gebaseerd op uw toestemming of uw verzoek om stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Het staat u vrij uw persoonsgegevens voor dit doel aan ons te verstrekken en u kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking en/of uw toestemming intrekken.

Uw persoonlijke gegevens worden 2 jaar na het afsluiten van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij u toestemming geeft om uw persoonlijke gegevens in onze wervingsdatabase te bewaren.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.

3.5 ANDERE CONTACTEN

3.5.1.    WANNEER U CONTACT MET ONS OPNEEMT

Om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren

Wanneer u ons een vraag stelt (telefonisch, via het contactformulier op de website, via e-mail of via onze socialmediakanalen), verwerken wij deze gegevens om uw vraag te beantwoorden. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze diensten en activiteiten.

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om uw vragen en verzoeken zo goed mogelijk te behandelen en met u te communiceren.

3.5.2.    ALS U ONS UW VISITEKAARTJE GEEFT OF ALS WIJ UW CONTACTGEGEVENS ONTVANGEN

Om uw vragen te beantwoorden, informatie uit te wisselen en u op de hoogte te houden van onze activiteiten

Als u ons uw visitekaartje geeft of als u ons op een andere wijze uw contactgegevens verstrekt, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen, om uw vraag of vragen te beantwoorden, en desgevallend om u nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen te sturen en om marktonderzoek te doen.

Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming en/of de gerechtvaardigde belangen van Obolos om inzicht te krijgen in hoe u met Obolos in contact bent gekomen. Het staat u vrij uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken en u kunt uw toestemming op elk moment intrekken of bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel.

3.5.3.    WANNEER U OP ONZE WEBSITE SURFT OF ONZE SOCIALEMEDIAKANALEN BEZOEKT

Om onze website en socialemediakanalen te beveiligen, technisch en functioneel te beheren en te verbeteren

Wij verwerken via cookies en social media verkregen (statistische) gegevens voor het technisch en functioneel beheer van onze website, om onze website gebruiksvriendelijk te maken en om onze website en socialmediakanalen te optimaliseren. Aan de hand van uw gegevens kunnen wij nagaan hoe onze website wordt gebruikt en hoe wij de inhoud en lay-out ervan kunnen verbeteren. Deze gegevens stellen ons ook in staat om onze website adequaat te beveiligen.

De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op uw toestemming (via onze cookiebanner) of op het gerechtvaardigd belang van Obolos om een goed functionerende en veilige website en pagina’s met voor u relevante inhoud aan te bieden.

Voor meer informatie over het gebruik van cookies door Obolos, zie ons Cookiebeleid. 

4. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONLIJKE GEGEVENS?

Obolos is selectief in de partijen aan wie zij uw persoonsgegevens verstrekt en kiest deze zorgvuldig uit. In alle gevallen streven wij naar voldoende waarborgen voor de bescherming en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Obolos kan, steeds onder voorbehoud van het beroepsgeheim van de advocaat, persoonsgegevens bekendmaken aan derde dienstverleners en aan andere partijen die namens ons bepaalde (verwerkings)diensten uitvoeren, zoals:

• verwerkers die namens ons optreden (d.w.z. partners, leveranciers, onderaannemers, externe dienstverleners die door Obolos worden ingeschakeld, …), zoals webhostingbedrijven, marketing- en communicatiebureaus, mailingleveranciers, softwareleveranciers, leveranciers van analysetools, vertaalbureaus, eSignature bedrijven (zoals DocuSign), enz. Obolos sluit een verwerkersovereenkomst met de partijen die voor de uitvoering van hun diensten toegang hebben tot persoonsgegevens;
• IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden;
• de advocaten van Obolos (vennoten, medewerkers en stagiairs);
• externe advocaten en adviseurs: in bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens (inclusief uw e-mailcorrespondentie) doorgeven aan advocaten en externe adviseurs indien dit noodzakelijk is om ons advies te geven of om onze of uw rechten te behartigen;
• partijen die tussenkomen in gerechtelijke procedures (tegenpartij, deurwaarders, rechtbanken, notarissen, accountants, (door de rechtbank aangewezen) deskundigen ….) indien dit noodzakelijk is voor het verlenen van onze juridische diensten;
• boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars van Obolos;
• instellingen verbonden aan de advocatuur, zoals, maar niet beperkt tot, de Orde van Vlaamse Balies en de Bureaus voor Juridische Bijstand in het kader van pro deo-zaken;
• digitale platforms die worden aangeboden om juridische documenten in te dienen, zoals het digitaal platform voor advocaten (dp-a), e-Deposit (om online conclusies en documenten in te dienen ), Regsol, enz.;
• toezichthoudende autoriteiten en andere overheden: in bepaalde gevallen mogen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan toezichthoudende autoriteiten, politie, gerechtelijke of andere overheden indien wij van mening zijn dat wij daartoe verplicht zijn op basis van de toepasselijke wet- of regelgeving of op basis van een ander rechtmatig verzoek of bevel.

Voor het versturen van onze mailingcampagnes en ons gegevensbeheersysteem maken wij gebruik van software van externe dienstverleners.

5. VERWERKT OBOLOS UW PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE (EER)?

Sommige gegevens kunnen worden opgeslagen of doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Het is mogelijk dat deze doorgifte plaatsvindt via dienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd of dat de gegevens worden opgeslagen op een server buiten de EER, of dat de gegevens toegankelijk zijn van buiten de EER.

In dit verband verbindt Obolos zich ertoe een passend en toereikend beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen, met name door zich te beroepen op een adequaatheidsbesluit krachtens artikel 45 van de GDPR voor het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven, door standaardcontractbepalingen te sluiten krachtens artikel 46, lid 2, van de GDPR, of door andere passende waarborgen waarin hoofdstuk V van de GDPR voorziet.

Als u vragen heeft over de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek om informatie sturen naar Obolos.

6. WAT MET LINKS NAAR ANDERE WEBSITES EN SOCIALE MEDIA?

De website van Obolos bevat mogelijks verwijzingen (bijvoorbeeld via hyperlinks, socialmediaplug-ins, links naar socialemediaplatforms) naar andere websites, die worden aangeboden door andere bedrijven of door sociale media. Obolos is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze websites, noch is dit Privacybeleid van toepassing op deze websites. Obolos raadt u aan het Privacybeleid van deze websites of sociale media te controleren.

Socialemediakanalen van Obolos

Obolos heeft een pagina op LinkedIn. Wanneer u deze pagina bezoekt, worden uw gegevens met behulp van cookies doorgegeven aan de exploitant van het betreffende sociale netwerk. De sociale netwerken kunnen informatie ontvangen zoals welke websites u momenteel en eerder heeft bezocht en uw IP-adres. Wanneer u deze pagina’s bezoekt, is het mogelijk dat wij geaggregeerde gegevens ontvangen van het betreffende sociale netwerk in de vorm van statistieken over hoe onze pagina’s worden bekeken door gebruikers van sociale media.

Voor de omvang en het doel van de gegevensverzameling en de verdere verwerking en het gebruik van gegevens door socialemedianetwerken en informatie over rechten en instellingen ter bescherming van uw privacy verwijzen wij naar het Privacybeleid van deze socialemedianetwerken (hier beschikbaar: LinkedIn).

7. HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS EN HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Obolos neemt redelijke veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of enige andere ongeoorloofde verwerking. Om ons legitieme belang bij een adequate beveiliging van onze bedrijfsmiddelen te waarborgen, worden alle inkomende en uitgaande e-mails gecontroleerd, met name met het oog op de detectie van spam, virussen en ransomware.

Obolos bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden. Langere bewaartermijnen kunnen vereist zijn door een wettelijke of contractuele verplichting of in geval van een geschil. Wij hanteren bijvoorbeeld de volgende bewaartermijnen:

• Advocaten hebben een algemene verplichting om dossiers en documenten betreffende een contractuele relatie tussen een cliënt en Obolos te bewaren gedurende een periode van minstens 5 jaar na het einde van de contractuele relatie. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter langer bewaren indien dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, de naleving van onze wettelijke verplichtingen (zo vereist de antiwitwaswetgeving een bewaartermijn van 10 jaar voor alle documenten met betrekking tot de naleving van de antiwitwaswetgeving) en/of in geval van een geschil.

8. WELKE ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

U hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht:

• om vrije toegang te vragen tot uw persoonsgegevens die door Obolos worden verwerkt en een kopie ervan te ontvangen;
• om de correctie te vragen van uw gegevens als u denkt dat de gegevens onjuist zijn;
• om te vragen dat uw gegevens gewist worden of de verwerking ervan beperkt;
• om u op elk moment te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, of met opgave van redenen in andere gevallen;
• om de overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen, om te verzoeken niet te worden onderworpen aan profilering en om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zonder motivering in het geval van direct marketing, of op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie in andere gevallen;
• om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, namelijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De autoriteit is bereikbaar per brief op Drukpersstraat 35, te 1000 Brussel, en per e-mail op het volgende adres: contact@apd-gba.be.

Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór uw intrekking. Houd er rekening mee dat wij in dat geval onze diensten niet langer aan u kunnen verlenen.

U kunt uw gedateerde en ondertekende verzoek op basis van bovenstaande rechten richten aan info@obolos.be of per brief aan Obolos – Vrijheidslaan 27, 9000 Gent. Obolos kan uw verzoek niet behandelen zonder bewijs van uw identiteit. Merk op dat de toepasselijke wetgeving uitzonderingen kan voorzien of voorwaarden kan opleggen voor de uitoefening van de bovenstaande rechten.

9. HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN?

Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, over deze website of over dit Privacybeleid, kunt u altijd contact met ons opnemen:

• via het contactformulier op onze website https://obolos.be/contact/;
• per e-mail op info@obolos.be;
• per telefoon op het nummer +32 9 222 41 07; of
• door een brief te sturen naar: Obolos – gegevensbescherming, Vrijheidslaan 27, 9000 Gent, België